ניהול מערך הסעות תלמידים הוא תחום מורכב ורגיש שמחייב עמידה מדויקת ומתמשכת בדרישות הדין ובהוראות חוזרי מנכ"ל של משרד החינוך. כל שינוי קטן בהנחיות בין אם בתחום הזכאות, הליווי, הבטיחות או העלויות, עלול להשפיע על אלפי תלמידים, לפגוע בזכויות או לגרור אובדן תקצוב.
הנחיות משרד החינוך מתעדכנות באופן תדיר: פרסום חוזרי מנכ"ל, החלטות ועדות הכנסת, תקנות חדשות והבהרות מקצועיות של אגף ההסעות. רשות מקומית שאינה מתעדכנת באופן שוטף עלולה למצוא את עצמה בחריגה מהנחיות, בטיפול לא תקין בזכאויות או באובדן מימון.
ProFill מערכת שמתפתחת יחד עם ההנחיות
מערכת ProFill פותחה במיוחד כדי לאפשר ניהול מקצועי, מדויק ודינמי של מערך ההיסעים, תוך התאמה מלאה להנחיות הרגולציה. אנחנו עוקבים באופן שוטף אחר שינויים רגולטוריים, מבצעים ניתוח מקצועי של הדרישות החדשות ומעדכנים את תהליכי המערכת בהתאם.
בכל שינוי מהותי אנו מזהים את העדכון, מנתחים את השלכותיו התפעוליות ומטמיעים ומיישמים את ההתאמות הנדרשות ישירות בתוך המערכת. כך הרשויות יכולות להמשיך לפעול באופן תקין ומבוסס חוק ללא צורך בפרשנות עצמאית או עבודה ידנית.
מנגנוני זכאות אוטומטיים – לפי חוזרי מנכ"ל
המערכת כוללת מודול זכאות מתקדם שמבוסס על תנאי הסף הקבועים בחוזרי מנכ"ל משרד החינוך לרבות גיל התלמיד, שכבת הגיל, מרחק תקני ממוסד הלימודים, סוג המסגרת (רגילה או חינוך מיוחד) וסוג לקות רלוונטית במקרה הצורך.
בדיקות הזכאות מבוצעות בתוך המערכת באופן תואם להנחיות על בסיס נתוני התלמיד והמסגרת כפי שהוזנו. בכל מקרה של שינוי המשפיע על הזכאות, למשל מעבר גיל או שינוי מסגרת, הנתונים מתעדכנים בהתאם תוך שמירה על תאימות לכללי הסף הקיימים.
במקרים חריגים, המערכת מאפשרת ניהול מובנה של בקשות חריגות כולל קליטת הבקשה, תיעוד מלא, שליחה אוטומטית לאישורי הרשות או הוועדות המחוזיות ושמירת התהליך לצורכי מעקב ובקרה.
דוגמא מהשטח
לאורך השנים חלו שינויים במדיניות הקובעת את זכאות התלמידים לליווי, בין היתר במקרים שבהם תלמידי גן עם לקות מסוימת שבעבר לא נכללו ברשימת הזכאים הפכו זכאים על בסיס שכבת גיל.
ProFill זיהתה את משמעות השינוי בזמן אמת, התאימה את מנגנוני הזכאות במערכת ודאגה לעדכון רוחבי אוטומטי של הנתונים כך שהתלמידים הרלוונטיים סומנו כזכאים לליווי, ללא צורך בפעולה מצד הרשות.
רגולציה
במקום לקרוא חוזרים, לפרש הנחיות או לעדכן ידנית תהליכים – ProFill עושה את זה עבורכם. אנחנו מתרגמים את הוראות הרגולציה לכללי עבודה טכנולוגיים, מעדכנים את המערכת באופן מבוקר ומתועד ופועלים בתיאום עם הגורמים המקצועיים במשרד החינוך.
התוצאה: חיסכון בזמן, צמצום טעויות ועמידה רציפה ומלאה בדרישות החוק.
