הסעות, בין אם מדובר בהסעות עובדים, תלמידים או אוכלוסיות אחרות, הן חלק בלתי נפרד ממערך הפעולה של כל ארגון או רשות. עם זאת, בעידן שבו שמירה על עלויות ניהול תקציביות חשובה מאי פעם, תכנון מערך היסעים ארגוני דורש יותר מאשר סתם ניהול של רכבים ומסלולים – מדובר בניהול חכם של משאבים שיביא לצמצום עלויות, ייעול תהליכים ושיפור ברמת השירות.
במיוחד עבור ארגונים שמבקשים לשלוט בעלויות תוך שמירה על רמת שירות גבוהה, תכנון מדויק, עקביות ובקרה מתקדמת הם לא רק מותרות – הם הכרח. היכן טכנולוגיה יכולה לשפר את מערך ההיסעים הארגוני? כל זאת ועוד, בכתבה זו.
שליטה בנתונים = שליטה בתקציב ההסעות
השלב הראשון בהתייעלות כלכלית הוא טיוב הנתונים ושליטה במערך הנתונים. באמצעות מערכת טכנולוגית וגאנט תפעולי כלכלי שנתי אנו דואגים לשליטה מלאה בכלל הנתונים במערך וכמובן בחיבור בין נתוני המוסעים, זכאות להסעה, הטמעת מכרז הקבלנים ועלויות הרכב בנסיעה ועוד.
שליטה מלא זו מאפשרת תכנון מסלולים מיטבי באמצעות פורטל המסלולים במערכת תוך התחשבות באילוצים כמו משך זמן נסיעה, מי נוסע עם מי, מערכות השעות ועוד.
כל אלה מאפשרים יצירת מסלולים מיטביים יעילים וכאלה שמאפשרים רמת שירות גבוהה למוסעים ומאפשרים לרשות קבלת החלטות מבוססות נתונים המובילה ליעילות תקציבית וחיסכון של מאות אלפי שקלים עד מיליונים.
מערכות ניהול טכנולוגיות מתקדמות מציעות פתרונות שמסייעים לארגונים לנהל את ההיסעים בצורה חסכונית ומחושבת, תוך עמידה בתקני זמן ותקציב. באמצעות ניהול המסלולים והתאמתם לכל אילוץ – מיקום, שעות, סוגי רכבים – ניהול ההסעות הופך לפשוט יותר, משתלם יותר ונכון יותר.
כיצד טכנולוגיה מקטינה עלויות?
מערכות ניהול הסעות טכנולוגיות כמו אלו שמספקת ProFill מאפשרות תכנון אופטימלי של מסלולים בהתאם לצרכים הספציפיים של הארגון. לדוגמה:
- תכנון מסלולים מדויק שכולל צמצום זמני נסיעה מיותרת והפחתת מספר הקילומטרים המיותרת יכול לחסוך לרשות סכומים גבוהים.
- טיוב הנתונים באמצעות המערכת ופורטל ההורים מובילה גם היא לחיסכון משמעותי ביותר.
- ניהול ביצוע קווי ההסעה במערכת והפחתת נסיעות לא מאושרות מדוח הביצוע.
- שימוש באמצעי איכון למעקב ואכיפת קווי ההסעות בפועל – לא משלמים על מה שלא מבוצע/מאושר
מערכת אוטומטית להפקת דיווחים
חושבים על התקציב כבר בשלב השיבוצים.
עוד יתרון בולט של הטכנולוגיה הוא מערכת וועדות האפיון שלנו. מאפשרת רשות ולהביא ליעילות מירבית החל משלב עדכון הילדים בוועדות האפיון ושיבוץ הילדים במוסדות החינוך. המערכת מתממשקת עם מערכת ההסעות ומאפשרת שליטה ויעילות שלא הכרתם קודם.
בקרה תקציבית
יתרון נוסף שמספקת המערכת הוא היכולת לבצע בקרה אפקטיבית על הוצאות ההסעות אל מול ההכנסות ממשרד החינוך. להפיק דוחות תקציביים מפורטים ולנהל את חשבונות ההסעות בצורה חכמה. אני מעמידים לרשותכם את צוות המחלקה הכלכלית שלנו שינתח את המידע ויציג את הנתונים עם המלצות שיאפשרו קבלת החלטות ברשות.
בדיקת חשבונות
בדיקות חשבונות קבלנים אל מול:
מסלולים שבוצעו בפועל, תעריפים במרכז, דיווחי קבלן וחשבוניות בהתאם להזמנה, תעריפים בחשבונות בהשוואה להסכמי הסעות , אישורי מוסדות / חופשים אל מול ביצוע בפועל, מול ממצאי בקרה וקיזוז קנסות בבשל הפרות, בדיקת מדגמית את מול חשבון הליווי
ניהול ההשגות מול חברת ההסעות ואישור חשבונית והעברתם לרשות לרבות סכום מאושר וסכום לקיזוז
סיכום: איכות גבוהה וחיסכון ניכר
בין אם מדובר בארגון עסקי, רשות מקומית או כל גוף אחר, ניהול מערך הסעות בצורה חכמה ויעילה הוא לא רק הכרח – הוא קריטי להצלחת הארגון ולחיסכון ניכר בהוצאות. עם כלים טכנולוגיים מתקדמים שמספקים תכנון נכון של מסלולים, אוטומציה של פעולות ויכולת בקרה בזמן אמת, אפשר לשלוט בעלויות, להפחית בזבוז ולהציע שירותים איכותיים ונגישים.
